Экзамен сдан

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка. Традиционно выделяют такой вид переписки, как деловое письмо.

Деловое письмо — один из главных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются приглашения, даются указания. Письма сопровождают другие документы и материальные ценности.

Деловое (служебное) письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь.

Каждый документ имеет свои обязательные реквизиты, поря­док оформления которых определен ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Документы, как правило, оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, установленные в определенном порядке.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации — авторе документа, от имени которого издается документ.

В государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в четвертом разделе сформулированы требования к бланкам документов: определены форматы бланков, варианты бланков, виды бланков, поля оформления реквизитов.

Стандартные форматы бланков — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта бланков: угловой и продольный.

Поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговре­менного и постоянного хранения, которые будут переплетены или подшиты, можно установить левое поле до 35 мм.

Бланки структурных подразделений и должностного лица изготавливаются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи документов.

В организациях должен быть утвержден порядок изготовления, учета и хранения бланков, который утверждается руководителем службы документационного обеспечения организации. Особое внимание необходимо обратить на способ изготовления и хранения бланков с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или эмблемы организации.

Реквизит документа— обязательный элемент оформления официального документа.

Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения придают документу юридическую силу. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов документа определяется целями его создания, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Формуляр-образец— это совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, присущих всем видам данной системы документов.

Реквизиты письма:

1) Государственный герб РФ;

2) герб субъекта РФ;

3) эмблема или товарный знак организации;

4) код организации;

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика/код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

7) наименование организации;

8) справочные данные об организации;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12) адресат;

13) резолюция;

14) заголовок к тексту;

15) отметка о контроле;

16) текст документа;

17) отметка о наличии приложений;

18) подпись;

19) визы согласования документа;

20) отметка об исполнителе;

21) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

22) отметка о поступлении документа в организацию;

23) идентификатор электронной копии документа.

 

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам.

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку, и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.

Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

1)  изучение существа вопроса;

2)  подготовка и написание проекта текста письма;

3)  согласование проекта письма;

4)  подписание руководителем;

5)  регистрация;

6)  отправка.

Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих об­ращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.

Затем приступают к составлению текста письма.

Поделись материалом