Экзамен сдан

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам.

При проведении унификации обязаны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его сотворения, наполнения, обработки и хранения. Не считая того, обязаны учитываться психофизиологические способности человека и характеристики технических средств.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- эталона документов для конкретной системы документации и установлении на его базе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. Д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, дизайна. Обеспечивается методом наибольшей типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При её проведении обязаны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его сотворения, наполнения, обработки и хранения. Не считая того, обязаны учитываться психофизиологические способности человека и характеристики технических средств;

- информативность. Значит включение в документы лишь тех реквизитов, которые необходимы для решения конкретных задач, для поиска и доказательства юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования способов управления, к примеру, в направлении повсеместного внедрения оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми эталонами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодировки технико- экономической информации;

 

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого внедрения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления рационального размера реквизитов и т. д.

Поделись материалом